Kaylee Rijswijk (Project Controller bij VolkerRail)
In een omgeving van technische complexiteit, strakke deadlines en beperkte capaciteit bewaakt Project Controller Kaylee Rijswijk het financiële overzicht. Niet vanaf de zijlijn, maar midden in het proces. ‘Als projectcontroller houd je overzicht en adviseer je voortdurend. Juist wanneer het spannend wordt, moet jij het verschil maken’
Met een brede achtergrond in finance, scherp oog voor projectdynamiek en gevoel voor samenwerking beweegt ze zich tussen projectleiders, uitvoerders, werkvoorbereiders, inkoop, contractmanagement, projectbeheersing, FSSC, business control en management. Haar rol: zorgen voor cijfers, inzicht én regie op wat komt.
Van cijfers naar sturing
Rijswijk startte haar loopbaan via interimopdrachten bij NOC-NSF en projectontwikkelaar BPD. Ze koos er bewust voor om te beginnen bij de financiële basis. “Ik wilde begrijpen hoe cijfers ontstaan. Niet alleen rapportages lezen, maar zien wat eraan voorafgaat – in systemen, processen en keuzes.”
Gaandeweg groeide ze door naar Controlling, waar het verhaal áchter de cijfers centraal staat. “Ik ontdekte hoe je met financiële inzichten vooruitdenkt. Scenario’s maken, risico’s inschatten, bijsturen. Dan werk je niet met wat is geweest, maar met wat nog kán komen.”
Complexe projecten, veranderlijke realiteit
Bij spooraannemer VolkerRail is ze verantwoordelijk voor een breed scala aan bovenbouwvernieuwingsprojecten, van grootschalige vernieuwingen tot kleinere trajecten met heel eigen dynamiek. Zo werkte ze onlangs aan het smalspoor van Walibi. “Een totaal andere setting, maar ook daar draait het om timing, afstemming en slim schakelen. Dat maakt dit werk zo afwisselend.”
Je loopt altijd tegen afwijkingen aan, legt ze uit: planningen schuiven, materiaal vertraagt of er is plots geen capaciteit. “Dan moet je niet alleen bijsturen, maar vooruitkijken.” Volgens haar zit de echte toegevoegde waarde in timing. “Niet verklaren achteraf, maar duiden op het moment dat het nodig is.”
Project Control begint met mensen
In haar werk draait het zelden om de cijfers alleen. “Zonder goede input geen bruikbare prognoses. En die input komt van mensen. Dus moet je investeren in die samenwerking.”
Die samenwerking gaat verder dan data ophalen. Ze ziet zichzelf ook als verbinder tussen werelden. “De werkvoorbereider, de uitvoerder, de projectleider – ze hebben allemaal een ander perspectief. Mijn rol is om die inzichten bij elkaar te brengen, zodat we samen beter kunnen sturen.”
Ze ontwikkelde een werkwijze waarin voorbereiding, aanwezigheid en duidelijkheid centraal staan. “Ik stuur mijn vragen vooraf, kom langs op het project, en zorg dat mensen snappen waarom ik iets nodig heb. Als je dat goed doet, gaan mensen met je meewerken – ook als het druk is. Zien dat je meedenkt en kritisch bent, zonder te oordelen, zorgt voor beweging.”
Vooruitkijken onder druk
Project Control is in de basis een ondersteunende rol, maar volgens Rijswijk verschuift die steeds meer naar een adviserende en sturende functie. “Je moet niet bang zijn om iets op tafel te leggen dat nog niet zeker is. Onzekerheid is geen excuus om stil te blijven. Juist dan moet je scenario’s maken en onderbouwen wat de impact kan zijn.”
Rijswijk merkt dat de toegevoegde waarde van control groter wordt naarmate je eerder wordt betrokken. “Als je in een vroeg stadium kunt meedenken, lever je niet alleen financiële inzichten, maar help je ook om de juiste richting te bepalen. Dat is anders dan achteraf bijsturen. Die adviserende rol zie ik steeds vaker terugkomen – en dat is een goede ontwikkeling.”
Zeker in een sector met krappe marges en strakke planningen is dat essentieel. “Als je verrast wordt door je eigen cijfers, ben je te laat. Dat wil je voorkomen. En dat vraagt om durven duiden – ook als het niet leuk is.”
Capaciteit, complexiteit en keuzes
Rijswijk wijst op structurele uitdagingen in de branche: stijgende kosten, schaarste aan mensen, kostbare materialen, en technologische ontwikkelingen die snel gaan. “We moeten steeds meer doen, met minder ruimte. Dat legt druk op de planning, maar ook op de kwaliteit van besluitvorming.”
Ze ziet ook dat er steeds meer van controllers gevraagd wordt. “Het vak is breder geworden. Je kijkt niet alleen naar kosten en opbrengsten, maar ook naar risico’s, logistiek, veiligheid en planning. Dat maakt het interessant, maar ook intensief.”
Binnen projecten wordt die druk voelbaar. “Als er te weinig mensen zijn, schuift de uitvoering. En dan heeft jouw financiële planning ineens weinig waarde meer. Daarom moet je als controller snappen wat er buiten gebeurt – en dat vertalen naar wat het binnen betekent.”
Groei vanuit verantwoordelijkheid
Inmiddels is Rijswijk doorgegroeid naar een stevige rol met veel verantwoordelijkheid. Ze begeleidt omvangrijke projecten en wordt gezien als sparringpartner voor zowel projectleiders als business control. “Dat is precies waar ik wil zitten. Niet per se hoger, maar wel zwaarder. Meer inhoud, meer invloed.”
De waardering zit voor haar vaak in kleine dingen: “Als een projectteam je belt vóórdat er een keuze gemaakt wordt – en niet pas achteraf om het financieel ‘op te lossen’. Dan weet je dat je erbij hoort. En dat jouw input telt.”
Naast haar werk is Rijswijk actief als bestuurslid van Jong VolkerRail en ambassadeur voor hogescholen. Ze helpt mee aan de ontwikkeling van een minor voor Project Control en volgt momenteel de post-WO opleiding Registered Project Control (RPC). “Het is belangrijk dat het vak zichtbaarder wordt. Het is geen verlengstuk van finance – het is een rol op het snijvlak van inhoud en mensen. En die combinatie is goud waard. Bovendien vind ik het belangrijk om mijn kennis actief te blijven ontwikkelen.”
Adviezen aan vakgenoten en leiders
Voor collega-financials heeft Rijswijk één advies dat voor haarzelf steeds opnieuw blijkt te kloppen: durf vragen te stellen. “Je hoeft niet alles te weten. Sterker nog, juist door open te zijn over wat je nog niet weet of wat te veel wordt, kom je verder. Transparantie maakt je geloofwaardig – en houdt je scherp. Blijf nieuwsgierig. In je vak, maar vooral ook naar de mensen om je heen.”
Aan CFO’s en andere leiders wil ze vooral meegeven dat duidelijkheid en vertrouwen hand in hand gaan. “Wees helder over wat je van iemand verwacht, maar laat ook ruimte om het op een eigen manier in te vullen. Geef mensen de ruimte om mee te denken en bied perspectief. Uiteindelijk blijven mensen niet alleen voor de inhoud, maar omdat ze ervaren dat ze ertoe doen.”
En over het vak zelf is ze helder:
“Project Controller zijn is meer dan rekenen: het is richting geven. Het vak beweegt zich steeds meer van uitvoerend en registrerend naar adviserend en meedenkend. Het vraagt om timing, communicatie, inzicht én lef. Wie dat goed invult, wordt een gesprekspartner die echt verschil maakt.”
